Az Artchivum^® adatbázisában található információk egyrészt már nyilvánosan (nyomtatásban vagy elektronikusan) megjelent forrásokból, másrészt eredeti dokumentumokból (levelek, kéziratok) származnak. Így nem az Artchivum^® felelős az adatok helyességéért, mivel csupán összegyűjti, rendszerezi és közzéteszi az információkat, melyek esetenként egymásnak ellent is mondhatnak. Az Artchivum^® adatgyűjtő munkájának az egyik leglényegesebb eleme éppen az, hogy rögzíti, és ezáltal felhívja a figyelmet a köztudatban keringő sok helytelen információra, melyek közül a rendszer által használt kategorizálás (forrásmegjelölés) segíti a helyes adat kiválasztását. Ezekben az esetekben felkiáltójel jelenik meg a személy neve mellett, melyre kattintva atipikus rendszerinformációkra irányítjuk rá a figyelmet (például egy személy esetében több születési vagy halálozási dátum). Az információ helyességének eldöntése a felhasználókra, kutatókra hárul, ugyanakkor az Artchivum^® adatgyűjtő munkájával a kutatási időt jelentősen lerövidíti, és internetes felületével meg is könnyíti az adatokhoz való hozzáférést.

Kérjük, ha az adatbázisban bármilyen pontatlan információt talál, értesítsen minket az art@artchivum.com címen, ebben az esetben levelét feldolgozzuk rendszerünkben és így az forrásként fog szolgálni. Az erre a célra készült interaktív funkció, mely a Moduláris kutatófelületen már működik, várhatóan az ősz folyamán a Lexikális adatok menüpont alatt is használható lesz.

2011. április 1-től a LEXIKÁLIS ADATOK menüpont mindenki számára térítésmentesen elérhető.

A mindenki számára elérhetővé tett Lexikális Adatok menüpontban közzétett információk az Artchivum rendszerében eddig feldolgozott összes adat mintegy 20-25%-át teszi csak ki.

A 2000-ben létrehozott Artchivum^® Művészettörténeti Dokumentációs Kutatóintézet és Adatbázis megalapításának célja minden magyar illetve magyar vonatkozású művészettel kapcsolatos dokumentum feldolgozása, archiválása, digitalizálása egy erre a célra kifejlesztett számítógépes rendszerben. A program legfőbb érdeme a kutatási idő csökkentése, a feldolgozott adatok gyors és pontos visszakereshetősége.

A folyamatosan bővülő adatbázis számos forrásból táplálkozik, meghatározó alapja az intézet 250.000 tételt meghaladó, döntően magyar vonatkozású szakirodalomból álló könyv és levéltára. Az állandóan gyarapodó, különféle művészeti kiadványokból álló könyvtár kiállítási katalógusokat, albumokat, művészeti könyveket, művészetelméleti tanulmányokat, eredeti kéziratokat, folyóiratcikkeket, meghívókat, plakátokat, mappákat, leporellókat, CD-ket, DVD-ket, fotóalbumokat, tartalmaz; levéltári része pedig, eredeti levelezéseket, dokumentumokat őriz.

Az adatbázis szakmai építését nyolc művészettörténész / bölcsész, az alapadatok számítógépbe vitelét folyamatosan egy 18-22 fős csapat végzi.

A számítógépes rendszer a könyvtári tételeket 4081 kategóriába sorolja be, jelenleg 231187 személy adatait tartalmazza 631469 névvariációval, valamint 32998 intézményt, csoportot 111727 névvariációval. Az adatbázisban eddig 52486 könyvtári tétel feldolgozása során 44737 esemény került rögzítésre. A digitalizált oldalak száma 1766781.